Wofür benötigt man Monday?
Die Software Monday unterstützt Sie bei der Organisation und Durchführung von Projekten. Das System ist in der Cloud umgesetzt und für kleine bis mittlere Projekte geeignet. Die Entwickler zielen auch auf die Abwicklung von umfangreicheren Vorhaben ab, Sie müssen aber selbst entscheiden, ob Monday einem solchen Projekt mit Ihren detaillierten Anforderungen gerecht werden kann.
Die Grundidee von Monday
Die Software dient dem Projektmanagement und unterstützt Teams bei der Planung, Durchführung und dem Ablauf von Projekten. Der Anspruch von Monday ist es, einfach verwendbar zu sein und Ihnen als Nutzer ein schnelles Hineinwachsen in die Benutzung zu ermöglichen. Kleinere bis mittlere Unternehmen sind die typischen Nutzer, für Großprojekte ist das System nur bedingt geeignet.
Verwendungsmöglichkeiten
Monday kann auch Projekte unterstützen, die von verteilten Teams bearbeitet werden. Damit eignet sich das System für Betriebe, deren Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten oder sich für längere Zeit nicht direkt im Büro aufhalten. Für dieses auch als New Work bezeichnete Modell ist Monday auch deshalb geeignet, weil sich mit dieser Cloudlösung keine Probleme mit der Synchronisation der verschiedenen Teilnehmer ergeben. Nachdem alle Daten auf den Servern von Monday gespeichert sind, greifen alle Teilnehmer immer auf die aktuelle Version zu.
Technische Umsetzung von Monday
Nachdem das System als Software-as-a-Service in der Cloud umgesetzt ist, können Sie nach einer Registrierung nur über einen Webbrowser darauf zugreifen. Für mobile Geräte sind Apps für beide gebräuchlichsten Betriebssysteme verfügbar. Im Rahmen des technisch Möglichen ist die Umsetzung für die kleineren Bildschirme von Smartphones gut einsetzbar.
Das Nutzererlebnis von Monday
Das Projektmanagement erfolgt über sogenannte Boards, die in Hierarchien von gröberer zu feinerer Struktur organisiert sind. Für den Überblick und für die Details sind also verschiedene Boards vorgesehen. Ein solches Board kann als Projekt oder Teilprojekt aufgefasst werden und ist einem von drei Typen zugeordnet.
Hauptboards sind allen Teammitgliedern zugänglich. Teilbare Boards dienen der Einbindung von teamfremden Personen, während private Boards nur für denjenigen zugänglich sind, der sie eingerichtet hat. Für Boards können Sie auf Vorlagen zurückgreifen, Sie können sie aber auch individuell gestalten.
Mit Gruppen werden Dinge zusammengefasst, bei denen es sich um Zeiträume, Abschnitte oder Ähnliches handeln kann. Das Design benutzt neun verschiedene Farben als Organisationsmittel, was als eine besonders gelungene Darstellung von Information gelten kann. Zu diesen Gruppen können als Elemente bezeichnete Aufgaben hinzugefügt werden.
Jede Aufgabe wiederum erhält Spalten, in denen einzelne Aspekte behandelt werden. Dazu gehören eine Timeline für den Ablauf oder die Benennung von Verantwortlichen, die darüber eine Nachricht zugestellt erhalten.
Boards können von Teilnehmern abonniert werden, die dann automatisch alle relevanten Informationen zugestellt erhalten.
Bezahlmodelle für Monday
Das Unternehmen bietet keine Gratisversion an, es besteht aber die Möglichkeit, die Vollversion für 14 Tage kostenlos zu testen. Die Abrechnung erfolgt nach Nutzerzahl und pro Zeiteinheit. Der Preis steigt mit je 5 Nutzern mehr und das Abo kann monatlich oder jährlich bezahlt werden.
Sicherheit der Daten
Nachdem es sich um eine Lösung in der Cloud handelt, sind alle Ihre Projektdaten auf Servern von Monday.com gespeichert. Diese Daten müssen Ihnen also zuverlässig zur Verfügung stehen, sie müssen aber auch vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Dafür bietet Monday.com einen hohen Standard, es gibt allerdings Konkurrenzprodukte, die in dieser Richtung noch höhere Maßstäbe setzen. Für Sie als Nutzer in Deutschland ist wichtig, dass die europäische DSGVO eingehalten wird. Es besteht auch die Möglichkeit, Serverstandorte in Deutschland zu wählen.
Vorteile von Monday
– Das System ist einfach und intuitiv bedienbar. Die Entwickler haben Wert auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit gelegt.
– In diesem Zusammenhang ist die Qualität der Dokumentation zu betonen. Es stehen Videos zur Einführung zur Verfügung, die Sie schnell ein Testprojekt aufsetzen lassen. Gibt es trotzdem Probleme, bietet die Firma einen schnellen Support in deutscher Sprache.
– Der Informationsfluss für die Teilnehmer eines Projekts ist durchdacht organisiert. Dafür ist auch die Einbindung von externen Anwendungen wie der Videokonferenzsoftware Zoom möglich.
– Das Design und die Funktionen von Monday können Sie auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
– Weil das System in der Cloud realisiert ist, reagiert es schnell und zwar unabhängig von der Leistungsfähigkeit Ihres Endgeräts.
Nachteile von Monday
– Für Großprojekte ist es nur bedingt geeignet, da dafür übliche Funktionen wie ein Zeittracking, ein Aufgabenfilter und ein Projektstrukturplan fehlen.
– Das System ist preislich im Vergleich mit anderen Anbietern im oberen Segment angesiedelt. Es ist kein Zukauf individueller Funktionen möglich, sondern nur eine Auswahl zwischen vier Standardpaketen.
– Auch wenn die Dokumentation an sich gut ist, sind bestimmte Teile nicht auf Deutsch verfügbar.
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Daniel Faust ist Redakteur im Content-Team der Biteno und betreut den Blog der Biteno GmbH.
