Was ist PDF?
Es ist eines der bekanntesten Dateiformate für Schriftstücke, und wahrscheinlich nutzen auch Sie es täglich: Das Portable Document Format, kurz PDF. Die Geschichte und die technischen Finessen des etablierten Dateiformates sind dabei mit den Jahren in den Hintergrund getreten und werden Ihnen in diesem Beitrag ausführlich erklärt. Doch vorab ein gängiger Vorgang zur Veranschaulichung:
Sie erstellen einen interessanten Text in einem .doc Format. Dabei geben Sie sich viel Mühe, um ein interessantes Layout zu erzeugen, die passende Schriftart zu wählen und die Lesbarkeit durch definierte Absätze zu erhöhen. Gratulation – Ihr Text ist vollendet! Im Anschluss schicken Sie das aufwendig erstellte Dokument Ihrem Chef, welcher nach kurzer Zeit eine irritierte E-Mail zurück sendet und sich über einen völlig unkonvertierten Text echauffiert. Was ist passiert? Ihr Chef öffnete das .doc Schriftstück mit einer anderen Software, als die Erstellungssoftware.
Wozu eigentlich ein neues Dateiformat?
Das Logo des .pdf-Formates
1993 setzte sich der Entwickler Adobe mit dem Problem auseinander, Schriftstücke für jeden, auch Plattform unabhängig, abrufbar zu machen. Zu oft behinderten unterschiedliche Textformate den Leser oder Verfasser von Texten an einer zügigen Bearbeitung. Bis dato wurden Texte und Darstellungen noch Plattform gebunden, also in Abhängigkeit vom genutzten Betriebssystem, abgespeichert. So wurden verfasste Dokumente für manchen Leser absolut unleserlich und nicht zu gebrauchen.
Mit der Geburt des neuen Textformats gehört dies der Geschichte an. Alle abgespeicherten Elemente des Autors, wie Textumbrüche, Absätze, Schriftart und Seitengestaltung bleiben erhalten. Dabei spielt das verwendete Betriebssystem sowie die genutzte Software zum Abruf keine Rolle mehr. Zwar ist nach der Konvertierung in ein PDF Format keine weitere Veränderung mehr möglich, doch dies bringt Ihnen als Anwender eher Vor- als Nachteile. Unbefugten Veränderungen oder eine Vervielfältigung von Dritten ist damit entgegengewirkt.
PDF als Vorteil für den Autoren
Wie bereits erwähnt, ist die Plattform-Unabhängigkeit der bekannteste Vorteil des Dateiformates. Sie verfassen ein Dokument und möchten es für Arbeitszwecke oder auch zu privaten Zwecken Dritten zur Verfügung stellen. Kein Problem. Den erstellten Text konvertieren Sie in das .pdf Format und das Dokument wird allen Lesern authentisch dargestellt. Die dazu benötigte Software, der Adobe acrobat reader, steht dafür kostenlos zur Verfügung.
Doch der Sicherheitsaspekt ist ebenso erwähnenswert. Sie als Autor definieren während der Erstellung des Dokumentes die Sicherheitsstandards. Dies erfolgt beispielsweise durch einen Passwortschutz. Unbefugtes Öffnen, Modifizieren, Kopieren und Löschen von Inhalten oder auch das Drucken sind so nicht mehr möglich.
Das Portable Document Format eignet sich ideal für Anleitungen, Ratgeber und Bücher. Durch interaktive Elemente wie Verlinkungen, gewinnt Ihr erstelltes Dokument einen beachtlichen Mehrwert für den Leser. Dieser klickt für weitere Informationen, ableitende Autoren oder interessante Seiten, auf den im Text angegebenen Link und wird unverzüglich weitergeleitet.
Eine Notiz-Funktion ist mittlerweile im .pdf-Format enthalten
Benutzerfreundlich und etabliert
Seit 25 Jahren steht Ihnen Adobes Dateiformat zur Verfügung. Für nahezu alle existierenden Plattformen steht eine kostenlose Software zur Darstellung und auch zum Druck bereit. In dieser Zeit hat sich das aus der Druckersprache PostScript entwickelte Format stetig weiterentwickelt. Viele weitere Funktionalitäten stehen dem Autoren mittlerweile zur Verfügung, wie zum Beispiel die Kommentarfunktion und Notizen, die man an die Datei anhängen kann.
Ein kleiner Wehrmutstropfen bleibt allerdings: Der Entwickler Adobe bietet selbst keine kostenfreie Software zur Konvertierung von Dokumente an. Allerdings stehen mit Programmen wie beispielsweise Mac OS X, OpenOffice.org oder KOffice attraktive und stabile Alternativen auf dem Markt.
Langzeitarchivierung von Dokumenten
Nach mehrjähriger Weiterentwicklung attestierte die Internationale Organisation für Normung, kurz ISO, 2005 dem neuen PDF/A Format einen großen Nutzen für Archivierungszwecke. Der ISO Standard prüft Formate auf Inhalte, welche eine langjährige Lesbarkeit zum Zwecke einer Langzeitarchivierung erlauben.
Ein wichtiger Aspekt im digitalen Zeitalter. Unterlagen werden zunehmend digital archiviert und müssen auch in Zukunft zwingend lesbar bleiben. Das bereits etablierte Textformat hat sich hier im eingeschränkten PDF/A Format als idealer Kandidat erwiesen. Individuelle Differenzen zwischen den Formaten A-1b und A-1a ermöglichen einen konkreten Anwendungsfall, gehen parallel jedoch mit wichtigen Reglements einher.
In der Version PDF/A-1b geht es um die eindeutige visuelle Wiedergabe der Daten. Der Text muss stets korrekt abgebildet werden können. Hierfür stehen Ihnen als Autor Anleitung zur Verfügung, welche das Reglement für einen gültigen PDF/A-1b Text aufzeigen.
PDF/A-1a geht einen Schritt weiter und überprüft nicht nur die visuelle Eindeutigkeit, sondern auch die Abbildbarkeit nach dem Unicode Standard. Diese Norm ist für einen Screenreader essentiell, um den Text korrekt vorzulesen.
Das PDF/E-Format eignet sich zur 3D-Darstellung
Fachspezifischer Nutzen durch PDF/E
Im Zuge weiterer Ansprüche der Nutzer, kristallisierte sich ein spezielles PDF/E Format heraus. Es zeichnet sich durch sein spezielles Einsatzfeld im Bereich der interaktiven 3D-Darstellung aus. Die 3D-Darstellungen lassen sich im vorhandenen Textmodul vom Leser drehen, in Einzelteile zerlegen und klassisch auf Papier ausdrucken.
Ingenieure, Architekten und Entwickler nutzen das bereits seit 2010. Das PDF/E Format ist durch die ISO Norm zertifiziert. Zur Ansicht der interaktiven Modelle ist ein kostenfreies Plug In für Ihren Reader notwendig.
Das Druckformat PDF/X
Die vielen Vorteile des PDF Formats sind auch der Druckindustrie bekannt. Zeit- und kostenintensive Schritte im Druckvorgang werden reduziert. Doch gibt es speziell in diesem Zweig ganz individuelle Vorgaben, welche die Entwickler in das Format PDF/X implementierten.
Der Buchstabe X steht für exchange, also Austausch. Genau das ist für die Druckerei ein wichtiger Aspekt. Kundendaten im PDF/X Format besitzen die Grundvoraussetzungen für den Druck – man kann sich praktisch blind austauschen. Dennoch erfolgt vorab eine Prüfung seitens der Druckerei, um fehlerhaften Daten zu identifizieren. Der Kunde hat gleichzeitig die Gewissheit, dass seine Daten auch originalgetreu abgedruckt werden.
