Produktiver sein dank Cloud – 5 Tipps
Viele Unternehmen scheuen sich noch immer, in der Cloud zu arbeiten. Sicherheitsbedenken und vermeintlich hohe Kosten stehen im Mittelpunkt der Bedenken.
Doch besonders in Bereichen, in denen digitales Teamwork gefragt ist, bietet die Zusammenarbeit in der Cloud Chancen, die Produktivität deutlich zu steigern. Mit diesen Tipps klappt das synchronisierte Arbeiten.
Kosten senken durch Cloud
Clouds bieten eine hohe Sicherheit, gerade wenn sie auf den Servern etablierter deutscher Großunternehmen liegen. Die Arbeit in der Cloud senkt jedoch auch die eigenen IT-Kosten. Sie sparen sich die Einrichtung und Wartung eigener Rechenzentren und verlagern große Teile der Akten und Dokumente auf den gemieteten oder gekauften Speicherplatz. Das schafft finanzielle Ressourcen für neue Projekte oder zusätzliche Mitarbeiter.
Natürlich kostet die Nutzung der Cloud – etwa mit virtuellen Servern – selbst auch Geld. Sie sollten daher regelmäßig überprüfen, wie viel Speicherplatz und andere Resourcen Ihre Daten wirklich benötigen und den Tarif oder gemieteten Webspace daran anpassen. Die gesparten Kosten können auch in Expansion, Sortiment-Erweiterung oder modernere Technik investiert werden.
Cloud-Anbieter nach Verfügbarkeit auswählen
Hybrid-, Private- oder Public-Cloud? Die Wahl der Cloud entscheidet maßgeblich über deren Verfügbarkeit. Public-Clouds sind dabei einem vom Provider abhängigen Wartungsplan unterworfen. Wartungen deutscher Server finden für Unternehmen günstig meist nachts statt. Firmeneigene Clouds dagegen erfordern eine umfassende IT, die auch während der Arbeitszeiten regelmäßig wartet. Die Arbeit in der Cloud senkt damit das Ausfallrisiko.
Eine Datenbank, die selten ausfällt, eröffnet beispielsweise dem Support mehr Möglichkeiten in der Beratung von Kunden. Wie oft mussten Sie bereits Gespräche vertagen, weil eine Datei nicht ansteuerbar war? In der Cloud können Sie die Daten auch dann einsehen, wenn eine Kollegin sie gerade bearbeitet.
Mobil macht flexibel
Stellen Sie Ihren Mitarbeiterinnen Mobilgeräte (Notebooks, Laptops oder Smartphones) zur Verfügung, können alle an Projekten und Teamarbeit Beteiligten flexibel zusammenarbeiten. Die ständige Anwesenheit in einem Raum oder im Unternehmensgebäude ist für die Arbeit nicht mehr notwendig. So binden Sie auch Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Reisen ein.
Aber Achtung: Im Fall einer bescheinigten Erkrankung oder im Urlaub hat der Mitarbeiter keine Anwesenheitspflicht – auch nicht im Workspace in der Cloud.
Die Produktivität wird jedoch auch spürbar in Meetings und Besprechungen gesteigert. Wenn alle gleichzeitig auf die besprochenen Datensätze Zugriff haben und Änderungen direkt vorgeschlagen und vermerkt werden können, entfallen ganze Zwischenschritte in der Umsetzung. Webinare und Videokonferenzen werden dank passender Cloudsoftware ebenfalls interaktiver.
Sicherheit vermarkten
Entscheiden Sie sich von Vornherein für einen besonders sicheren Cloudanbieter, können Sie diesen Faktor für Ihr Branding nutzen. Kunden wissen gern, dass Ihr bevorzugter IT-Dienstleister sich um die Sicherheit ihrer Daten kümmert. Die Datenhaltung in der Cloud ist natürlich nur dann ein Vorsprung, wenn Sie alle Sicherheitsmaßnahmen im Hinblick auf Zugriffsrechte, Administration und Geheimhaltung einhalten.
Nach der neuen DSGVO dürfen nur so viele Mitarbeiterinnen auf einen Datensatz Zugriff haben, wie tatsächlich benötigt. Die Anbieter selbst müssen innerhalb der EU ohnehin hohen Standards gerecht werden. Die TÜV- und ISO-Zertifikate Ihrer Unternehmenssicherheit können Sie online vorweisen, um das sichere Image zu verstärken.
Office in die Cloud verlagern
Office-Programme sind in allen Unternehmen ein großes Thema. Die Einarbeitung in Programme wie Microsoft Excel kann mühsam sein. Eine neue Softwareversion sorgt für die Verlangsamung aller Prozesse durch Neueinarbeitung und Suche nach Funktionen. Dokumente müssen auf der Festplatte verwaltet werden. Mit günstigen und kostenlosen Cloud Office-Apps wie Microsoft Office 365 oder dem Google Anwendungspaket arbeiten alle Mitarbeiterinnen mit der aktuellsten, einfach zu bedienenden Software.
Auch hier profitieren Sie vom gemeinsamen Zugriff, Teilen von Dokumenten innerhalb der Cloud oder per Mail und eine simple Verwaltung. Die Chat-App „Slack“ verbindet außerdem Ihre Teams in der Kommunikation und kann mit zahlreichen Plugins automatisiert werden. Der Chat läuft über eine Cloud, ist jedoch sicher geschützt vor jeglichem externen Zugriff.
Fazit
Um mit der Cloud zu arbeiten und einen Produktivitäts-Vorsprung zu erreichen, müssen Webspace und Geräte häufig upgegraded werden. Die Anschaffungskosten rentieren sich jedoch in der Zeitersparnis und hoher Sicherheit, die Sie als solche vorzeigen und vermarkten können.
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Katharina Berger ist Redakteurin für den Blog der Biteno GmbH und schreibt vorwiegend über technische und betriebswirtschaftliche Themen. Daneben reist sie gerne und schreibt über betriebswirtschaftliche Themen auf Unternehmer-Portal.net
