Was ist eigentlich ein ERP?
Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet auf Deutsch die Ressourcenplanung eines Unternehmens. ERP ist also eine Unternehmenssoftware mit integrierten Anwendungen für die Bündelung, Steuerung und Interpretation aller relevanten Geschäftsprozesse. Enterprise Resource Planning Systeme integrieren typischerweise alle Bereiche eines Unternehmens in einer Anwendung und Benutzerschnittstelle.
Von Papierkarten zu mobilen Geräten – die Geschichte des Enterprise Resource Planning
Die Geschichte des Enterprise Resource Planning reicht über 100 Jahre zurück. Im Jahr 1913 entwickelte der bei Ford angestellte Ingenieur Whitman Harris ein papierbasiertes Fertigungssystem für die Produktionsplanung. Ziel des Systems war es, wirtschaftlich optimale Bestellmengen (EOQ) zu erreichen. Dieses System war jahrzehntelang der Standard für die Fertigung.
1964 wurde Harris System vom Werkzeughersteller Black and Decker mit einem Großrechner kombiniert. Somit war B & D das erste Unternehmen das eine computergestützte MRP-Lösung (Material Requirement Planning) eingeführt hat. Bis 1983, mit der Einführung von MRP II (Manufacturing Resource Planning), blieb MRP der Standard in vielen Großkonzernen. MRP II bot erstmals Module als zentrale Softwarearchitektur-Komponenten und integrierte Kernkomponenten für die Fertigung, einschließlich Einkauf, Stücklisten, Terminplanung und Vertragsverwaltung.
Eine Unternehmenssoftware für alle Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse lassen sich effizienter planen
Zum ersten Mal wurden verschiedene Geschäftsprozesse in ein gemeinsames System integriert. MRP II lieferte eine Vorstellung davon, wie Unternehmen Software zukünftig nutzen können, um Unternehmensdaten auszutauschen und zu integrieren. Mit der Einführung von MRP II waren Unternehmen beispielsweise in der Lage, die Effizienz durch eine bessere Produktionsplanung, geringere Lagerbestände und weniger Ausschuss zu steigern.
Mit der Entwicklung der Computertechnologie in den 1970er und 1980er Jahren wurden ähnliche Konzepte wie MRP II parallel entwickelt. Die neuen Lösungen ermöglichten es, über die Fertigung hinausgehende Geschäftsaktivitäten zu bewältigen, einschließlich Finanzmanagement, Kundenbeziehungsmanagement und Personalressourcen.
Das bekannteste deutsche Softwareunternehmen, das weltweit zu den führenden Anbietern von ERP-System gehört, ist SAP. Seit etwa 1990 wird diese Art der Unternehmenssoftware als Enterprise Resource Planning bezeichnet und als neue Kategorie von Business-Management-Software angesehen.
Funktionsbereiche von Enterprise Resource Planning Systemen
ERP bietet eine integrierte und ständig aktualisierte Ansicht der wichtigsten Geschäftsprozesse unter Verwendung von gemeinsamen Datenbanken, die von einem Datenbankmanagementsystem verwaltet werden. ERP-Systeme verfolgen die Geschäftsressourcen und den Status der Geschäftsverpflichtungen. Die Anwendungen, aus denen das System besteht, teilen Daten über verschiedene Abteilungen (Fertigung, Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung usw.), von denen die Daten auch bereitgestellt werden. Typische Anwendungsmodule in Enterprise Resource Planning Systemen sind:
- Finance & Accounting mit Finanzbuchhaltung, Forderungsmanagement, Hauptbuch, Anlagevermögen, Verbindlichkeiten etc.
- Management Accounting umfasst Budgetierung, Kalkulation, Kostenmanagement, aktivitätsbasierte Kalkulation und weitere
- Human Resources beinhaltet Recruiting, Ausbildung, Dienstpläne, Gehaltsabrechnung, Leistungen, Alters- und Rentenpläne, Diversity Management und mehr
- Produktionsplanung einschließlich Kapazitätsplanung, Workflow-Management, Qualitätskontrolle, Fertigungsprozesssteuerung, Fertigungsprojekte, Produktlebenszyklus-Management und Terminplanung etc.
- Auftragsabwicklung mit Auftragserfassung, Bonitätsprüfung, Preisfindung, Inventur, Versand, Verkaufsanalyse und Reporting, Verkaufsauftragserteilung.
Mit der Software haben Sie vielfältige Möglichkeiten
weitere Beispiele sind:
- Supply–Chain-Management mit Supply–Chain-Planung, Lieferanten-Terminplanung, Einkauf, Inventur, Schadenbearbeitung, Reklamationsbearbeitung, Lagerhaltung (inkl. Annahme, Einlagerung, Kommissionierung und Verpackung).
- Projektmanagement umfasst Projektplanung, Ressourcenplanung, Projektkostenkalkulation, Projektstrukturplan, Abrechnung, Leistungseinheiten, Aktivitätsmanagement
- Customer Relationship Management mit Vertrieb und Marketing, Provisionen, Service, Kundenkontakt, Call Center Support – CRM-Systeme werden nicht immer als Teil von ERP-Systemen betrachtet, sondern als Business Support Systeme (BSS).
- Datendienste beinhalten verschiedene Self-Service-Schnittstellen für Kunden, Lieferanten und / oder Mitarbeiter
Enterprise Resource Planning von On Premises in die Cloud
Von den 1990er Jahren bis zum Beginn des 21. Jahrhunderts wuchs die Zahl der Unternehmen, die Enterprise Resource Planning Systeme nutzen, rasant. Immer mehr Unternehmen setzten auf die integrierte Unternehmenssoftware, um beispielsweise Geschäftsprozesse zu rationalisieren oder auch die Datensichtbarkeit zu verbessern. Gleichzeitig stiegen die Kosten für die Implementierung der Systeme. Nicht nur die Hardware und die Software waren kostspielig. Zusätzliche Kosten für kundenspezifische Programmierung, Berater und Schulungen musste man mit einkalkulieren.
Seit Anfang der 2000er Jahre entwickelt sich die ERP-Technologie mit neuen Funktionen wie eingebetteter Analytik hin zu cloudbasierten Lösungen. Hinzu kommt, dass lokal installierte Systeme nicht mit den steigenden Sicherheitsanforderungen oder neuen Technologien wie Smartphones mithalten können.
Cloudbasierte ERP-Systeme bieten eine kostengünstige Alternative zu lokal installierten Systemen, die sowohl die Betriebskosten (OpEx) als auch die Kapitalkosten (CapEx) senkt. Unternehmen müssen beispielsweise bei Cloud-Lösungen weder Software noch Hardware kaufen oder zusätzliches IT-Personal einstellen oder eine kostspielige Infrastruktur unterhalten. Dadurch können Mitarbeiter ihren Fokus von der Verwaltung der IT auf Aufgaben mit einem höherem Mehrwert verlagern.
Cloud Enterprise Resource Planning Systeme für jedes Business
Während die alten Systeme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft zu teuer waren, hat die Cloud diese Barriere aufgehoben. Mit einer SaaS-Lösung können kleinere Unternehmen deshalb dieselbe bewährte Unternehmenssoftware nutzen, die größere Unternehmen seit Jahren verwenden. Eine cloudbasierte Lösung kann schnell implementiert werden. Für kleine und mittlere Unternehmen bietet die Cloud die Flexibilität, schnell neue Benutzer hinzuzufügen und sich ändernde Geschäftsanforderungen zu unterstützen.
Zusammenarbeit verbessern mit modularen Cloud ERP-Systemen
Cloud-Systeme bieten zusätzliche Funktionen
Wenn die Kernarchitektur von cloudbasierten System um integriertes Customer Relationship Management (CRM), SupplyChain Management (SCM), Human Capital Management (HCM) und Enterprise Performance Management (EPM) erweitert wird, verbindet das System beispielsweise alle Anwendungen nahtlos mit einem einzelnen Datenrepository. Ein erweitertes Cloud-ERP-System ermöglicht die Verwaltung aller Abteilungen mit verbesserter Transparenz und Zusammenarbeit, so, als wären sie eine einzelne Organisation.
Darüber hinaus bieten Cloud-Systeme einen nahtlosen Zugriff auf erweiterte Berichtsfunktionen wie Datenvisualisierung und erweiterte Analysefunktionen. Durch den Zugang zu neuen Technologien, wie dem Internet der Dinge (IoT), erhalten Unternehmen ein umfassendes Verständnis der Geschäftsaktivitäten in Echtzeit. Und dies nicht nur im Front-Office, sondern auch in Lagern und Produktionshallen. Dieses Wissen steht den Mitarbeitern auf ihren mobilen Geräten durch soziale Tools zur Verfügung.
Die Vorteile einer ERP-Suite gegenüber Einzelanwendungen
Einer der wichtigen Vorteile moderner Cloud-Systeme ist die einheitliche Lösung oder Anwendungssuite. Im Vergleich zur Bereitstellung isolierter Softwareanwendung, wie Personal- oder Vertriebsautomatisierung oder Fakturierungsprogrammen, bietet eine Softwaresuite den Vorteil einer Komplettlösung.
Eine Suite, die alle wichtigen Geschäftsfunktionen umfasst, integriert betriebliche Prozesse in der gesamten Organisation. Mitarbeiter erhalten einen transparenteren und umfassenderen Einblick in alle Aspekte des Geschäfts. Eine Softwaresuite ermöglicht es Unternehmen zum Beispiel, schnell eine Basis zu schaffen, die den unmittelbaren Bedarf erfüllt und flexibel auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren kann.
Server mit Standort USA sind nicht sicher
Enterprise Resource Planning – Datensicherheit in der Cloud
Die Frage nach der Sicherheit der eigenen Daten in der Cloud ist auf jeden Fall für Unternehmen jeder Größe von zentraler Bedeutung. Der vielleicht wichtigste Aspekt ist dabei der Standort der Cloudserver. Nicht in allen Ländern gelten die gleichen restriktiven Datenschutzbestimmungen wie beispielsweise in Deutschland. Stehen die Server in den USA, können die amerikanischen Geheimdienste CIA und NSA sowie die Bundespolizei FBI jederzeit auf die Daten zugreifen.
Der Patriot Act von 2001 berechtigt die amerikanischen Behörden zum Zugriff. Und die Eigentümer der Daten bekommen keine Information über den Zugriff. Dieses Zugriffsrecht gilt gleichermaßen für die Daten von ausländischen Unternehmen wie von Privatpersonen. Maximale Sicherheit für cloudbasierte Enterprise Resource Planning Systeme bieten daher nur Server, deren Standort sich in Deutschland befindet.
